Привет, дорогой любитель автоматизации с помощью бизнес - процессов! Мы очень рады, что в поисках полезной автоматизации обработки лидов в Битрикс24 ты нашел эту статью. Все потому, что мы тоже любим упрощать работу себе и своим сотрудникам, поэтому вот тебе кейс:
Валерий – успешный менеджер по продажам. К нему прилетает лид. У Валерия есть только его электронная почта – оставлять телефон лид не захотел/не смог. После первичной обработки (выяснение потребностей, требований к услугам и так далее) лид сообщает, что не может ответить на некоторые вопросы и просит тайм – аут – предположим, пару дней. Конвертировать в сделку лида рано – мы не знаем ключевых параметров для формирования коммерческого предложения. Лид так и остается MQL (Marketing Qualified Lead) сущностью.
В силу некоторых анатомических особенностей, Валерий бывает забывчив. В потоке новых лидов, которых он успешно конвертируется в SQL (Sales Qualified Lead), Валерий забывает про MQL лида. Но не забывает бизнес – процесс, о котором мы сейчас и расскажем.
Битрикс24 общается с лидом за вас
Бизнес процесс работает следующим образом:
- Менеджер ставит лид в статус «Дожимаем лида»;
- Запускается цикл, который будет выполнятся до тех пор, пока лид находится в статусе «Дожимаем лида»;
- Бизнес-процесс берет паузу в 3 рабочих дня и спустя это время отправляет первое письмо лиду. Письмо будет отправляться от email адреса ответственного, с обращением к лиду по имени и формированием небольшой подписи в письме. Письмо отправляется такого содержания : Принято ли решение по проекту «%название_лида%». Параллельно с этим ответственному приходит сообщение об отправке внутри Битрикс24;
- После выполнения предыдущего шага, снова берется пауза в три рабочих дня, после чего отправляется письмо лиду другого содержания: Очень хотим с Вами работать :) Принято ли решение по проекту «%название_лида%»?. Параллельное уведомление приходит и ответственному;
- После чего, указанные выше шаги повторяются еще 2 раза (то есть общее число отправленных писем с интервалом в 3 рабочих дня будет равно 6);
- После отправки шестого письма бизнес процесс прервется;
Очень советуем настроить триггеры в Битрикс24. Например, при событии «Входящее письмо» и «Входящий email» у вас будет переключаться статус – тем самым, при наличии активности по лиду (переписка, звонок) бизнес процесс будет прерываться.
Блок-схема работы указана ниже:
Настройка бизнес - процесса
Итак, переходим к разбору полетов. Открываем CRM → Настройки → Автоматизация → Бизнес - процессы. В разделе «Лид» нажимаем добавить шаблон: даем первичное название и описание шаблону, предварительно сняв галочки на параметру автоматического запуска (запускать бизнес процесс мы будем изнутри другого процесса).
Скачать бизнес – процесс для лидов в Битрикс24
Переходим во вкладку «Переменные» и создаем две служебных переменные, нажав «Создать переменную»:
- Идентификатор mail_choose
- Название: - выбор письма для отправки;
- Описание: - переменная содержит в себе либо 1, либо 2. В зависимости от значения, Заказчику будут отправляться разные письма;
- Тип: - целое число;
- Значение по умолчанию: - 0;
- Идентификатор count
- Название: - счетчик отправок;
- Описание: - когда клиенту будут отправлены 2 формата письма - мы будем увеличивать значение этой переменной на 1;
- Тип: - целое число;
- Значение по умолчанию: - 0;
Общая структура нашего бизнес – процесса следующая:
Первый элемент – «Цикл». Условно говоря, это блок, в котором задается некое условие, и, до тех пор, пока это условие выполняется, все элементы внутри цикла будут прогоняться снова и снова. Лишь в том случае, когда условие не выполнится, цикл будет завершен. В нашем случае условием «Цикла» будет статус лида. Пока он равен статусу «Дожимаем лида» - цикл жив:
Итак, цикл начинается. Первым действием мы увеличиваем переменную mail_choose на 1 (ее значение по умолчанию 0). Это нужно для выбора письма, которое мы будем отправлять лиду. Для этого, мы выбираем блок «Изменение переменных», выбираем переменную «Выбор письма для отправки» и приравниваем ее к значению =({=Variable:mail_choose}+1). Переменная будет увеличена на 1.
Добавляем блок «Пауза в выполнении». Здесь мы будем ставить бизнес – процесс на паузу на 3 рабочих дня. В разделе «Режим» выбираем чек-бокс «Время» и в поле «Дата» добавляем следующий код: =addworkdays({=System:Now}, 3)
Приступаем к отправке. Данный блок будет отработан только после паузы в 3 рабочих дня. Первым делом, нам надо убедиться, что количество отправленных писем клиенту не равно 6 (мы не хотим отправлять клиенту больше 6 писем с напоминанием о себе). Счетчик с идентификатором count увеличивается каждый раз, когда клиенту отправляется четное письмо. Это значит, что уходит первое письмо – счетчик не увеличивается. Уходит второе – прибавляем 1 к переменной count. Уходит третье – ничего. Уходит четвертое - + 1. И так далее. В результате, когда переменная будет равна 3, мы будем завершать наш бизнес процесс.
Если наш счетчик меньше 3, то мы переходим к выбору письма. Тут в игру вступает переменная mail_choose. Сейчас она равна 1 (мы увеличили ее в начале цикла). Поэтому, мы отправляем первое письмо и уведомление ответственному:
После отправки уведомления бизнес процесс переходит в начало цикла. Там мы опять увеличиваем переменную mail_choose на 1, проходим паузу и условие. Теперь наша переменная равна 2, поэтому, мы отправляем лиду второй вариант письма:
Второе письмо отправлено, и теперь, нам нужно обработать наши переменные:
- =({=Variable:count}+1) - увеличиваем счетчик отправок на 1;
- Выбор письма для отправки - приравниваем к 0;
Вот и все. Теперь все происходит по новой, но переменная count = 1. Пока count не достигнет значения 3, цикл будет повторяться. Для этого, заранее настраиваем запуск этого бизнес – процесса при переключении статус лида на «Дожимаем лида». Давайте протестируем: переводим лида в нужный статус:
О том, как создать запуск бизнес – процесса по переключению статус лида можете прочитать в этой статье.
Через 3 дня нам (лиду) приходит первое письмо:
И еще через 3 дня приходит второе письмо:
Удачных полетов :)
